举一个例子来说明：假设一个医生收到一封邀请他出席某医疗会议的电子邮件，他很容易就能将该邮件转发给其他20个同事。假设这20个同事中有3位准备出席，那就会在网上多预定3个房间。由此可见，电子邮件对展会组织者来说，可以将信息传达给潜在的出席者，增加市场分额，而所有这一切都是不需要什么成本的。

    如今报名在很大程度上已经联机进行了。通过一个联机模块，出席者可以自己填写报名表和住宿要求，而不用打电话。这样，展会组织者不仅省去了许多工作，还能获得更加完整的出席者信息，把工作重点放在展会营销方面，减少浪费。他（她）能够更快地、以更低成本地、更有效地推广展会。展会组织者可以从其网上报名数据库中筛选出所需数据，提取有关出席者的具体信息，再针对这些出席者调整展会推广策略。展会组织者还可以研究报名数据库，从中得知谁被取消，谁去年报名而今年没有报名，等等。

    有相当一部分出席者总是到临近展会的时候才决定所住的房间，这时，剩余的房间就来不及再租出去了。但如果利用电子邮件进行市场推广，你就可以在48个小时之内获得80%的回馈率。而采用传统的报纸和传单等促销形式，要等到6-8周后才能收到回馈。展会组织者越早知道出席者的意图，就能越快做出反应或在截止日期前减少剩余房间。通过包括住宿预定和报名的联机模块，展会组织者可以引导其潜在的出席者直接进入自己的旅店预定主页，从而增加他们在报名参加展会的同时预定自己旅店房间的的几率。